DMS – Systémy na správu dokumentů

Vážení zákazníci,
omluvte prosím dočasnou nefunkčnost stránky, která nyní prochází aktualizaci. Změny budou publikovány průběžne.


DMS řešení ELO
Obecná prezentace řešení ELO (rychlé představení)
[.ppt, 5 MB]

Promoakce ELOoffice 
Snadná správa dokumentů i pro jednoho uživatele!
[Informační Web stránka]


DMS = Document Management Systems

- Co to DMS?  
- Implementace je přínos pro Vás...
- Integrace do Vaší stávající firemní IT struktury


Bližší pohled na DMS řešení ELO

  • Zvýšení kvality uložených dat a propojení s běžně užívanými agendami a řešeními
  • Využití elektronických podpisů a časových razítek 
  • Dostupnost informací, centralizace, vyhledávání 
  • Kontrola duplicit a vazba na reference mezi jednotlivými soubory
  • Komplexní správa, urychlení a kontrola procesů oběhu dokumentů
  • Zabezpečení uložených a sdílených dat systémem práv
  • Přenos dokumentů mezi pracovišti, pobočkami a externími systémy

     Předpokládané výsledky implementace

  • Úspora pracovních sil
  • Úspora spotřebního materiálu 
  • Úspora IT systémových prostředků

Historie divize DMS v BRAIN computers s.r.o.



DMS = Systém pro správu dokumentů      (Document Management System)

Co je to DMS?

Je to modulární počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a / nebo též dokumentů papírových - zdigitalizovaných (tj. například dokumentů převedených do digitální podoby skenováním). Můžeme do něj zahrnout všechny druhy užívaných dokumentů, nastavit životní cykly a procesy dokumentu (šablony, workflow) nebo jej podle potřeby propojit na jiné používané systémy ve Vaší společnosti.

Implementace je přínos pro Vás...

Jak je patrné už z definice pojmu, implementaci DMS řešení do struktury společnosti nemůžeme podcenit a základ úspěšného řešení vidíme především v naplnění obsahu témat shrnutých v následujících bodech, poněvadž jen tak  získáte jednoznačné centrální garantované úložiště dat.:

  • výrazné zrychlení, rozšíření, zjednodušení a standardizace přístupuk dokumentům
  • jednoznačnost, dohledatelnost a velmi snadná uživatelsky příjemná kategorizace dokumentů 
  • zvýšení produktivity práce, zrychlení pracovního procesu
  • efektivní řízení životního cyklu dokumentů
  • zvýšení bezpečnosti při práci s dokumenty
  • zamezení ztráty nebo zneužití písemností
  • snížení běžných provozních nákladů

Integrace do Vaší stávající firemní IT struktury

Začlenění DMS systému do běžné práce ve Vaší společnosti může vést k drobným organizačním změnám při nakládání s dokumenty, pokud plánujete zavedení DMS i u Vás, neváhejte nás kontaktovat a my Vám s analýzou situace rádi pomůžeme.

Typickými příklady integrace DMS do IT struktury, kde se nasazení systému ukazuje jako značně efektivní, jsou především tyto eventuality:

  • Evidence většího počtu dokumentů za použití jedinečných identifikátorů
    (čárový kód, číslo jednací, číslo z účetní evidence, variabilní symbol, číslo výkresu) 
  • Vedení a archivace obchodní, projektové, provozní a jiné dokumentace 
  • Archivace korespondence, faxů a mailů
  • Archivace zvukových a video souborů
  • Workflow a schvalovací procesy
  • Vytěžování dokumentů

 Zpět na obsah článku


DMS řešení ELO

Systém umožní na Vašich pracovištích maximálně zvýšit dostupnost vložených informací, dostat pod kontrolu veškeré materiály a dokumenty. Byl vystavěn tak, aby byl schopen pojmout i statisíce dokumentů. Častými typy dokumentů, které se v našich implementacích vyskytují, jsou například:

  • Předpisy, oběžníky, mema, normy, ISO dokumentace, šablony dokumentů
  • Obchodní dokumentace a vedení (nabídky, komunikace, zápisy z jednání)
  • Technická dokumentace, správa projektů, výkresy, mapy
  • Zápisy z jednání
  • Žádanky, schvalování
  • Emaily, faxy, archivace a vyřízení příchozí pošty obecně

Samozřejmostí je také skutečné uskladnění účetních a dalších souvisejících dokumentů (tedy skutečných písemností, např. scan, generované podepsané PDF apod.)

  • Faktury (archivace, procesy schvalování, propojení ERP a účetní systémy)
  • Smlouvy (šablony dokumentů, archivace, procesy schvalování)
  • Ostatní související doklady (objednávky, dodací listy, nákladové listy atd.)

Během dočasného uložení i dlouhodobé archivace dokumentů s nimi můžete nakládat stejně jako s běžnými písemnostmi v papírové podobě, můžete je tak řadit do systému složek, šanonů i skříní. Takto uložené dokumenty mohou zůstat uloženy po mnoho let, a to bez větších nároků na kapacitu Vašich datových úložišť či DB systémů.



promo akce

novinky
test
6.4.2017
dsadfadsf