DMS – Systémy na správu dokumentů

Vážení zákazníci,
omluvte prosím dočasnou nefunkčnost stránky, která nyní prochází aktualizaci. Změny budou publikovány průběžne.


DMS řešení ELO
Obecná prezentace řešení ELO (rychlé představení)
[.ppt, 5 MB]

Promoakce ELOoffice 
Snadná správa dokumentů i pro jednoho uživatele!
[Informační Web stránka]


DMS = Document Management Systems

- Co to DMS?  
- Implementace je přínos pro Vás...
- Integrace do Vaší stávající firemní IT struktury


Bližší pohled na DMS řešení ELO

  • Zvýšení kvality uložených dat a propojení s běžně užívanými agendami a řešeními
  • Využití elektronických podpisů a časových razítek 
  • Dostupnost informací, centralizace, vyhledávání 
  • Kontrola duplicit a vazba na reference mezi jednotlivými soubory
  • Komplexní správa, urychlení a kontrola procesů oběhu dokumentů
  • Zabezpečení uložených a sdílených dat systémem práv
  • Přenos dokumentů mezi pracovišti, pobočkami a externími systémy

     Předpokládané výsledky implementace

  • Úspora pracovních sil
  • Úspora spotřebního materiálu 
  • Úspora IT systémových prostředků

Historie divize DMS v BRAIN computers s.r.o.



DMS = Systém pro správu dokumentů      (Document Management System)

Co je to DMS?

Je to modulární počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a / nebo též dokumentů papírových - zdigitalizovaných (tj. například dokumentů převedených do digitální podoby skenováním). Můžeme do něj zahrnout všechny druhy užívaných dokumentů, nastavit životní cykly a procesy dokumentu (šablony, workflow) nebo jej podle potřeby propojit na jiné používané systémy ve Vaší společnosti.

Implementace je přínos pro Vás...

Jak je patrné už z definice pojmu, implementaci DMS řešení do struktury společnosti nemůžeme podcenit a základ úspěšného řešení vidíme především v naplnění obsahu témat shrnutých v následujících bodech, poněvadž jen tak  získáte jednoznačné centrální garantované úložiště dat.:

  • výrazné zrychlení, rozšíření, zjednodušení a standardizace přístupuk dokumentům
  • jednoznačnost, dohledatelnost a velmi snadná uživatelsky příjemná kategorizace dokumentů 
  • zvýšení produktivity práce, zrychlení pracovního procesu
  • efektivní řízení životního cyklu dokumentů
  • zvýšení bezpečnosti při práci s dokumenty
  • zamezení ztráty nebo zneužití písemností
  • snížení běžných provozních nákladů

Integrace do Vaší stávající firemní IT struktury

Začlenění DMS systému do běžné práce ve Vaší společnosti může vést k drobným organizačním změnám při nakládání s dokumenty, pokud plánujete zavedení DMS i u Vás, neváhejte nás kontaktovat a my Vám s analýzou situace rádi pomůžeme.

Typickými příklady integrace DMS do IT struktury, kde se nasazení systému ukazuje jako značně efektivní, jsou především tyto eventuality:

  • Evidence většího počtu dokumentů za použití jedinečných identifikátorů
    (čárový kód, číslo jednací, číslo z účetní evidence, variabilní symbol, číslo výkresu) 
  • Vedení a archivace obchodní, projektové, provozní a jiné dokumentace 
  • Archivace korespondence, faxů a mailů
  • Archivace zvukových a video souborů
  • Workflow a schvalovací procesy
  • Vytěžování dokumentů

 Zpět na obsah článku


DMS řešení ELO

Systém umožní na Vašich pracovištích maximálně zvýšit dostupnost vložených informací, dostat pod kontrolu veškeré materiály a dokumenty. Byl vystavěn tak, aby byl schopen pojmout i statisíce dokumentů. Častými typy dokumentů, které se v našich implementacích vyskytují, jsou například:

  • Předpisy, oběžníky, mema, normy, ISO dokumentace, šablony dokumentů
  • Obchodní dokumentace a vedení (nabídky, komunikace, zápisy z jednání)
  • Technická dokumentace, správa projektů, výkresy, mapy
  • Zápisy z jednání
  • Žádanky, schvalování
  • Emaily, faxy, archivace a vyřízení příchozí pošty obecně

Samozřejmostí je také skutečné uskladnění účetních a dalších souvisejících dokumentů (tedy skutečných písemností, např. scan, generované podepsané PDF apod.)

  • Faktury (archivace, procesy schvalování, propojení ERP a účetní systémy)
  • Smlouvy (šablony dokumentů, archivace, procesy schvalování)
  • Ostatní související doklady (objednávky, dodací listy, nákladové listy atd.)

Během dočasného uložení i dlouhodobé archivace dokumentů s nimi můžete nakládat stejně jako s běžnými písemnostmi v papírové podobě, můžete je tak řadit do systému složek, šanonů i skříní. Takto uložené dokumenty mohou zůstat uloženy po mnoho let, a to bez větších nároků na kapacitu Vašich datových úložišť či DB systémů.



promo akce

novinky
CASHBACK WORLD
21.2.2018
BRAIN computers je od roku 2012 partnerem CASHBACK WORLD!
Více čtěte zde!


Šifrovaná komunikace
27.11.2017
Dovolujeme si vám představit silnou ochranu dat ve formě hardwarového klíče – Talkey.
- Šifrování e-mailů Šifrovanou komunikaci chatem
- Otevření e-mailu a souboru po určitou dobu
- Smazání již odeslaných e-mailů v zařízení adresáta
- Šifrování souborů, složek v počítači i na serveru
- Bezpečné smazání souborů bez zanechání stop na disku

Více čtěte zde!


Vzdělávání - Brain Computers
1.3.2017
Cílem projektu je zvýšit úroveň znalostí a dovedností zaměstnanců a zajistit tak soulad jejich kvalifikací a kompetencí s požadavky na vykonávané pracovní činnosti.
Více čtěte zde!